企業競爭力是企業生存和發展的基礎，尤其在現在外部需求下降，人力成本持續上升，用工短缺，勞資糾紛加劇的不利局勢下，企業更需要尋找新的策略降低成本、提高生產率、做出有助于對盈利產生重大影響的決策。下一個對降低運營成本、最小化合規風險、提高生產率富有意義的機會就是關注勞動力，優化勞動力使用。畢竟，對許多組織而言，勞動力都是最重要的可控成本。
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企業的機會在哪里？
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- 勞動力成本是企業最大的運營成本之一嗎？
- 企業的薪資支出經常超出預期的預算嗎？
- 企業的人力資源經理埋頭于案頭工作嗎？
- 計劃外的缺勤會在企業內引起負面的波動效應嗎？
- 企業的勞動力報告經常缺乏細節嗎？
- 企業的員工人均凈收入低于行業平均水平嗎？
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如果上述任一挑戰聽起來很熟悉，那么，有效地管理你所在企業最寶貴的戰略資產――勞動力，將有機會為企業帶來事半功倍的效益。專業的人力資源管理系統供應商華一軟件的研究表明，實施勞動力管理――與勞動力相關的職能的管理，例如時間和出勤、排班優化、人力資源、薪資――能夠使企業步入更具效率和效益的運營之路。依據多年對勞動力管理的研究及實踐，華一軟件認為，在當今充滿挑戰的經濟環境中，可以通過以下一些舉措幫助企業降低勞動力成本，提高生產率并最小化合規風險：
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建議1：采取系統的控制措施使員工工資的發放正確、公平。
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企業當前的時間管理系統是否在吞噬大量資金？它是否能夠精確、公平地管理復雜的薪資規定？
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問題：如果沒有足夠的控制措施，企業將面臨薪資發放不正確的風險。多付會耗費公司利潤，少付有違規的風險，可能會招致法律處罰、工會抱怨和員工不滿。人工時間管理流程要求經理們牢記與下列因素相關的復雜的薪資規定：
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- 加班
- 獎勵時間
- 政府規章
- 集體協議
- 公司政策
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考慮一下這個例子。一個員工正常上班時間工作了4個小時，然后又花4個小時完成一件單獨的任務（計費標準不同）――只休息了15分鐘。如果沒有自動化的系統，經理必須牢記復雜的薪資規定，并將它們手動運用于時間管理工作中。僅僅是正常上班時間4個小時，以及不同計費標準的4個小時嗎？如果員工加班，那么基本加班工資如何計算？休息時間要不要支付報酬呢？
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解決方案：采用一個先進的時間和出勤系統自動執行您的薪資規定。時間管理解決方案通過設定可以預先記錄公司的相應評估標準、工會和規章制度并反復應用使薪資計算公平、更為準確。有效地消除多付和少付的情況，使企業擺脫風險。薪資錯誤減少可以降低成本，提升員工士氣。
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建議2： 通過消除“代打卡” 減少薪資支出的增加
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“代打卡”造成了您多少成本和工作時間的浪費？
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問題：代打卡――員工為遲到或缺勤的同事打卡――非常普遍且代價很高。而且，手動時間管理的作法尤其容易讓這種行為有機可乘。
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今天，代打卡讓公司付出多大的代價？一項最近的研究表明這種作法使工資支出平均增加2.2％。照這樣，一個雇傭1,000名工人，平均工資為3.5萬元的公司一年的工資支出將增加77萬元。簡而言之，代打卡是一個既嚴重又普遍的問題，任何企業都不可忽視。
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解決方案：采用自動化的時間和出勤解決方案驗證打卡員工的身份可以從幾個方面減少代打卡現象。下述方法是按照效益降序排列的：
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1.生物識別驗證：指紋簽名與加密卡片相吻合的終端視為正確的身份驗證。公司如果有四五百名臨時工，很難確切地追蹤誰來，什么時候來。生物識別將成為一個很好的解決方案。
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2.刷卡、密碼（PIN）輸入和個人信息：員工刷卡并輸入一個獨特的密碼。為了阻止員工共享密碼，一些企業設置了終端，在持卡者輸入密碼的時候向他們顯示卡片和密碼持有者的個人薪資信息。
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3.刷卡和密碼輸入。這種方法雖然有效，但是面臨員工共享密碼的風險。
4.僅僅刷卡：這種方法比手動系統有效得多，但是沒有辦法阻止員工共享卡片。
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建議3：削減行政費用：讓員工自助服務
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企業主管和人力資源經理每周浪費多少時間研究和回應員工提出的行政方面的問題？
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問題：如果你所在企業的人力資源團隊和一線主管經常疲于回應員工提出的薪資、休假以及相關問題，企業為此付出的成本也是非常可觀的。事實上，IOMA的最近一項研究發現，對于一個擁有500－1,000人的公司而言，每個薪資問題的平均費用是25美元左右，每個員工平均每年提出3個薪資問題。每年薪資問題相關的費用總計高達3.75－7.5萬美元。如果員工可以自己獲取相關的人力資源信息，將有利于工作效率。
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解決方案：讓員工自己獲取需要的信息。Nucleus Research的一項研究表明，為員工提供電子或軟件自助服務能力可以使每位員工每年節省210美元。一個擁有1,000名員工的組織一年就可以節省支出21萬美元。此外，一些解決方案只允許在特定時間使用自助服務功能，以最大程度地減少對工作效率的影響。例如，有的企業在休息室配置自助服務信息平臺，引導員工在休息時間或業余時間使用自助服務功能。這種方法可以減少對人力資源部門的提問，同時又不會降低工作效率。
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建議4：控制員工缺勤費用
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您為員工缺勤付出多大的代價？答案可能會讓您大吃一驚。
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問題：為計劃外的員工缺勤支付的費用平均相當于基本工資的6％？根據美世（Mercer）2008年的一項研究，這一數字代表偶爾的缺勤產生的總費用，包括替代勞動力產生的間接費用。事實上，根據同一項研究，這種缺勤造成的每天生產率凈損失高達25％。
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解決方案：首先企業應加強員工的健康管理，減少病假率。其次需企業制定一套完善的考勤管理制度，并科學、嚴格地實施管理。再次。企業可以利用缺勤管理系統減少員工缺勤現象，消除對歇班的濫用，提高生產率，使員工自動執行休假和病假政策，并對休假時間進行累計，自動計算休假、病假工資以及傷殘救濟金。這樣企業可以減少員工長時間缺勤產生的費用，同時又可以最小化違規風險。
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建議5：正確使用加班時間
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您的組織是否最充分地使用加班時間？您怎么知道？
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問題：加班是短期內為了應對外部影響而調整員工數量的好辦法。但是，太多的加班，可能表明排班無效。或者是員工錯誤地把加班時間視為“好處”的征兆。如果經理們缺乏足夠的了解和控制，他們可能甚至不知道他們的加班有問題。如果他們不知道有問題，當然不會解決問題。如果不進行檢查，過度的加班將引起嚴重的后果。它將使勞動力成本螺旋上升，失去控制。使公司陷入違規的風險，減少公司利潤。
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解決方案：獲取高質量的實時信息有助于經理們了解何地、以何種方式加班。基于精確預測的自動化排班可以切實取消不必要的加班，從而更好地控制勞動力成本。經理們可以從一個中心位置查看和調整業務預測、檢查員工可用性和技能水平，制定符合需求的勞動力排班計劃。自動執行排班相關的規定和政策，從而最小化合規風險。實時預警使經理們了解值得注意的情況。因而幫助企業找到更有效的應對排班需求的方法，不必過度地加班，
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建議6：在勞動力方面運用精益管理和六西格瑪
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很多企業已經實施了持續改進方面的系統，例如精益管理和六西格瑪，來減少浪費和優化生產流程。但是，在勞動力管理方面的運用還比較少？
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問題：許多組織已經成功運用了精益管理和六西格瑪技術，獲得了質量改進和庫存控制。但是他們常常忽視了運用這些技術來發現勞動力相關的浪費，而這些浪費還隱藏在那些差異報告中未被發現。事實上，在許多制造型企業的勞動力管理中隱藏著一堆低效的實踐和流程。
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解決方案：將精益和六西格瑪技術聚焦在企業的勞動力上，正確衡量員工花在直接生產和間接生產活動上的時間。這樣在企業可以洞悉生產率低下的根源原因，例如是培訓不夠導致員工技能不足還是供應鏈不及時的原因。此外，企業還可以利用一些分析工具來確定大量加班或者缺勤對于生產力的影響。這些舉措將幫助企業通過測量、分析來提高直接生產時間，將勞動力績效與戰略目標緊密聯系。
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IDC 分析師Lisa Rowan認為，將基于紙頭的手動操作轉化自動化勞動力管理流程，組織可以在時間和出勤跟蹤、排班和工資處理等方面減少甚至消除人為干預的需要。許多組織就可以確保合規、增加員工滿意度和留任機會，提高計劃未來勞動力需求的能力。最終，這些能力將提高生產率、降低成本。面對復雜多變的內外部環境和日益激烈的競爭，現代企業需要高效地管理勞動力，更大程度地發揮勞動力的價值。
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